個人情報保護方針

株式会社OfficeConcierge（以下「当社」という）は、業務管理ソフトの開発及び販売またそれらを含むICT機器等の活用によるオフィスソリューション事業を行っております。当社は企業活動及び社会貢献の使命達成のため取引先企業やお客様、および当社従業者からお預かりした個人情報は、その取扱いに関しまして本個人情報保護方針を定め、厳正な管理のもとでその責務を履行してまいります。

当社方針

1. 当社は、事業目的遂行のため、利用目的を明確化した上で、適切な方法での取得、利用、提供などを行い、取得した個人情報は利用目的の範囲内の利用とし、目的外の利用を行わない様に措置を講じます。
2. 当社は、取扱う個人情報の全てにおき個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守いたします。
3. お預かりした個人情報の一部又は全部を委託する場合は、管理水準の基準を満たした企業及び個人を選定し、契約を行い、適切な措置と管理を講じます。
4. 当社は、個人情報の漏洩、滅失、き損及び破壊などの危険な状況に対し十分に安全防止管理及び対策を行い、是正措置を講じます。
5. 当社は個人情報をお預かりした本人からの個人情報の開示等のご要請にお答えし対応します。
6. 苦情のご相談に対してはご相談窓口を設け、誠意を持ち迅速に対応をいたします。
7. 当社は、当社の個人情報マネジメントシステムを継続的に見直すとともに随時改善に取り組んでまいります。

尚、当社の個人情報マネジメントシステムは日本工業規格JISQ15001に準拠しております。個人情報の取扱い、その他詳細項目は、以下のページおよび関連ページに掲載しております。

制定日：2015年 5月 21日最終改訂日：2019年 10月 1日株式会社OfficeConcierge　代表取締役　小松延顕

ビジョン

1. 個人情報取り扱い事業者の名称と個人情報保護管理者

株式会社Office Concierge

〒171-0021 東京都豊島区西池袋1-11-1 メトロポリタンプラザビル14F

代表取締役　小松延顕

個人情報保護管理者　総務管理部マネージャー　吉田詩歩

　　Tel：03-5985-4014 / Fax：03-5985-4015

2. 共同利用について

当社は、個人情報の共同利用はございません。

3. 直接ご本人様から取得させていただく個人情報の利用目的

当社が、直接ご本人様より取得させていただくもので、当社では取得情報項目と利用目的を以下に記載いたします。開示などが必要な場合は遅滞なくお知らせすることが可能です。（一部例外事項により対応できない場合がございます。）

資料、事業、製品などの請求およびお問い合わせ時などにお預かりした情報(利用目的)：当該お問い合わせ及びご相談などの対応のため
お取引先様などの情報(利用目的)：当社が受託した取引内容を履行するため及び諸事項の連絡のため
応募者及び従業者の情報(利用目的)：採用業務及び人事・労務などの管理業務のため

4. ご本人から直接取得させていただくもの「以外」の個人情報について

上記3. 以外の方法で取得した個人情報で、利用目的は以下の通りです。

当社の取引先様から、委託を受けたデータなど(利用目的)：お取引様が当社へ委託された当該業務を遂行するため
官公庁などの公、或いはそれらに準じた機関などから委託を受けたデータなど(利用目的)：データの作成や管理などのため

5. 個人情報の開示などのご請求

個人情報の開示につきましては個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」といいます。)に規定されるもの及びJISQ15001に規定されている、開示対象個人情報の開示、利用目的の通知、個人情報の訂正・追加・削除、個人情報の利用停止・消去・第三者提供の停止をいいます。ご請求の対象となる個人情報は、当社が開示などの権限を有する個人情報に限ります。上記4. を除くもの。

(1) 開示などのご請求のお申し出先

個人情報の開示などのご請求のお申出は、当社の個人情報ご相談窓口に、直接お願いします。以下(2)～(5)は、当社個人情報ご相談窓口に開示などご請求いただく場合の手続きなどを記載しています。

(2) 開示などのご請求の際にご提出いただく書面

個人情報の開示、利用目的の通知、個人情報の訂正・追加・削除、利用停止・消去・第三者提供の停止など必要事項を「個人情報開示請求書」にご記入のうえ、当社個人情報ご相談窓口まで、郵送にてお申し込みください。個人情報開示請求書は弊社に直接ご請求ください。

(3) 個人情報の開示、利用目的の通知のご請求にかかる手数料

個人情報の開示、利用目的の通知につきまして、１回のご請求ごとに、手数料として1,200円（消費税込み）を徴収させていただきます。開示請求書または利用目的通知請求書を郵送する際に、1,200円分の切手または郵便定額小為替を必ず同封してください。 ☆「郵便定額小為替」は郵便局で発行しています。小為替発行の際の手数料はお客様のご負担となります。

(4) 開示などのご請求ができる方開示などのご請求ができる方は以下のとおりとさせていただきます。

① ご本人様（開示などの対象となる個人情報で特定される方）
② 代理人様（ご本人様より委任された方、または親権者などの法定代理人）

(5) ご本人様、代理人様の確認のための書類開示などのご請求の際に、ご請求された方がご本人様、または代理人様であることを確認するための書類をご提出いただきます。（委任状など）

① 開示などをご請求される方がご本人様の場合次のいずれか1点の添付をお願いいたします。
- 会員用ID番号とパスワード
- 運転免許証、各種健康保険証、住民票の写し(作成日より3ヶ月以内)などのどれか 1点
- 学生証または生徒手帳の写し
- 外国人登録証明書の写し
- 国家資格証
② 開示などをご請求される方が代理人様の場合
上記書類のいずれか1点とご本人様による委任状 (ご本人様による捺印と当該印鑑の印鑑登録証明書をご提出ください。代理人様が親権者などの法定代理人の場合は、ご本人様との関係がわかるものご提出ください。又、弁護士などの有資格者の場合はその職業名と登録番号を記載ください。)

6．保有個人データ等の安全管理のために講じた措置

当社では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程、及び安全対策に関する規程を定め以下の措置を講じております。

(1) 組織的安全管理措置

個人情報の取扱いに関して方針を定め、個人情報保護方針として、社内に周知徹底するとともに、一般の方も入手できるようにウェブページで公開しています。
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取扱い手順を定め、規程文書としてまとめ、社内に周知しております。
個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による公平な立場からの内部監査を定期的に実施しています。
各個人情報を取扱う従業者を制限しています。

(2) 人的安全管理措置

個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しております。
従業者から、秘密保持に関する誓約を得ています。

(3) 物理的安全管理措置、技術的安全措置

取扱い担当者以外の従業者や他の権限を有しない者による個人情報の間覧を防止するため、取り扱う区域を限定しています。
個人情報を取扱う区域において、従業者の入退出管理及び持ち込む機器等の制限を行っております。
個人情報は、施錠できるキャビネットやアクセス制限を行っているサーバに保管しています。
サーバなどへの外部からの不正アクセスを防ぐために、ファイアウォールなどを導入しています。
また、コンピューターウイルスなどの不正ソフトウェアへの対策を行っています。
個人情報の移送時は、以下の対策をとっております。
- 媒体の移送時には、配送記録が残る方法を利用するか、直接手渡しするようにしています。
- 電子データの通信には、暗号化するなどの漏洩対策を行っています。

(4) 外的環境の把握

当社は外国の第三者に個人情報の提供は行っておりません。
個人情報の取り扱いの委託を行う場合には、事前に調査を行い、信頼できる事業者のみを選定しています。

7. その他

当社は、個人情報保護の取組みのさらなる向上を図るため、または法令その他の規範の変更などに対応するため当社の個人情報保護方針、開示などの手続きなどにつきまして、予告なく変更する場合がございます。

8. 個人情報保護に関する苦情相談及びお問合せ先

当社における個人情報保護の取組みに関するご質問やご不明な点、苦情のご相談、その他のお問合せにつきましては　当社、「個人情報ご相談窓口」　までご連絡ください。 (当社では、お電話の対応は行っておりませんので、申し訳ございませんがご了承ください。) (受付24時間　土日祝祭日は除く) 株式会社Office Concierge 　個人情報ご相談窓口まで〒171-0021 東京都豊島区西池袋1-11-1 メトロポリタンプラザビル14F Tel：03-5985-4014 / Fax：03-5985-4015 mail：info@office-concierge.co.jp