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事業拡大の秘訣は、ユーザー会で広がる「仲間の輪」

株式会社TABATA
神奈川県相模原市中央区/内装業/社員数11名〜20名

神奈川、東京、埼玉県を中心に内装業を展開している、株式会社TABATAの代表取締役社業の田畑佐稔氏と波多野汐莉氏に、見積・請求・現場管理業の統合ソフト「建設BALENA(以下、バレーナ)」を使った感想をお聞きしました。TABATAがこのソフトを導入したきっかけのほか、バレーナを通じて生まれた「人の輪」などバレーナの魅力について語ってもらいました。

月間工事件数200件、暮らしを彩るユニークな壁紙を取り扱う

まず、TABATAの特徴を教えてください。

田畑神奈川相模原市を拠点に、戸建て住宅から集合住宅、公的機関などの内装業を幅広く担当しています。創業は1999年、私ひとりで始めた会社ですが、今は従業員も18名まで増え、多くの協力業者さんといっしょに月間200件ほどの現場の内装を担当させていただいています。

写真を壁紙にできる「グラフィックウォール」は、人気急上昇中のサービスになります。「グラフィックウォール」とは、量産品クロスとは異なる、大判インスジェットプリンターで自由なデザインの壁紙を印刷できる商品です。しかも低コストで取り入れられるのも支持されている理由です。アクセントクロスなどに活用するお客様が増えていますよ。

TABATAでは、お客様の暮らしがより彩り豊かに楽しめるよう、グラフィックウォールはもちろん、国産・輸入壁紙を使った内装工事をご提供しております。

TABATAでは輸入クロスやグラフィックウォールの他に、量産品のクロスも取り扱っています。グレード別にカタログが用意されているので、希望にあわせてバリエーション豊かなクロスが選べます。
オリジナリティにこだわるならグラフィックウォールがオススメ。お部屋のアクセントにもなってオシャレ。好きなデザインに囲まれた暮らしは楽しいものです。

工事件数が増えると同時に、事務作業は煩雑に…

では事務作業のお話をお聞かせください。「バレーナ」を導入する前は、どのような事務作業を行なっていましたか?

波多野建設業界って、もともと紙ベースのやりとりが多いんです。発注書や見積書、図面、現場の地図など、毎日FAXでたくさん届きます。以前は、それらを取引業者別のファイルボックスにわけて管理していました。紙の資料が多いと、欲しい資料を探すことにも時間がかかってしまって、もう大変でした。

工事が終わった後でも、工事に使った資料は保管しておく必要がありますから、事務所の一部屋は「資料の倉庫」としてたくさんの箱が置かれている状態だったんです。今でもバックアップ用として残っていますが、わざわざその箱の中を見て資料を探すことはなくなりました。全部の資料が、バレーナのなかにまとまっているのですから、探す手間が省けて便利です。

グラフィックウォールのオペレーターを務める傍ら、総務と経理を担当する波多野さん。バレーナを導入してからは、4名の事務員でスムーズな情報共有が実現しています。「バレーナを使えば、仕事の引継ぎが簡単だと思います」。
バレーナの操作画面。シンプルなレイアウトなので直感的に操作ができます。現場の地図や建物の図面も複合機でスキャンをすれば、そのままバレーナで保管・管理ができます。

バレーナで業務効率が大幅アップ

では、バレーナを導入してどのように活用しているか教えてください。

波多野弊社では2014年にバレーナを導入しました。以前は、見積書や請求書は、それぞれ別に管理をしていたので、2度の作業が必要でした。

ですが、バレーナは見積書と請求書がボタンひとつで変換できます。作業効率が上がりますし、間違いがないことが安心につながりますね。

田畑私は資料の管理がとにかく楽になって感激しています。住所や地図、図面などはスキャンしたデジタルデータをそのままバレーナのなかに保存することができるので、とても便利に使っています。

お客様の住所やご担当者名などの顧客情報をはじめ、必要な情報は「台帳」にまとめているので、完工した現場で再度工事があったときなどは、現場調査に行かなくてもすでにストックした情報で正確に数字の把握ができます。例えば、過去の売り上げや、使ったクロス平米数や品番、寸法などがすぐに調べられるので、「ああ、便利だなぁ」と感じますね。

それこそ昔は、同じ現場で工事があったとしても、わざわざ現場調査に行っていましたから、遠くの現場は特に助かっていますね。バレーナの導入後は移動の時間が削減できて、現場監督や職人たちの作業効率も上がりました。

クラウドソフトなので、スマートフォンやタブレット端末からのアクセスもOK。現場から直接過去のデータを調べることができるので、わざわざ事務所に電話をかけて「現場の地図を送ってください」「見積もりはいくらが教えてください」といった手間のかかるやり取りが減少。

カスタマイズを繰り返して、より使いやすいソフトへ

バレーナは導入した当時からすぐに使いこなせるようになりましたか?

田畑率直に話すと、バレーナを導入した当時のソフトの完成度は、私たちにとって50%でした。バレーナは建設業全般に対応したものだったので、私たちのような内装業者が使うには、足りない機能がいくつかあったのです。

もちろんそれは最初から分かっていたことなので、オフィスコンシェルジュの担当者と地道なやりとりをしながら、自社で使いやすいようにカスタマイズしていただきました。

内装業者が使う場合は、どのようなカスタマイズが必要だったのでしょうか?

田畑いろいろありましたが、クロス品番ですね。クロスにはそれぞれに品番が付いているので入力できるように設定したり、追加工事による細かい対応ができたりするように修正をしてもらいました。

私たちはシステムについてはまったくの素人ですから、無理なオーダーもあったと思います。ですが、開発側にも試行錯誤してもらってバレーナを導入してから4年経った今では、文句なしに使いやすくなっています。

お互い苦労しながらも、少しずつ内装業に特化したソフトにカスタマイズできたので、全国の内装業者にはオススメできるようになったんじゃないでしょうか(笑)

事務員と相談しながら少しずつ使い勝手のいいソフトに改良。困ったときは開発業者に来社してもらい、事務員にレクチャーすることもあったそう。きめ細やかなサービスもバレーナの特徴。
「あれもこれも、と注文を出しながらソフトを改良してもらったから、内装業者の方向けのソフト開発に携わったようなものかもしれません」とにこやかに話す田畑氏(写真左)。

バレーナを導入して、人の輪が大きく広がった

バレーナのユーザー会にも参加しているそうですね。参加した感想を教えてください。

田畑はい、バレーナを通して「人の輪」が広がっていますね。これは私がバレーナを使うようになってから最も嬉しく感じていることです。

バレーナが主催しているユーザー会へ行くと、同じ施工業者の方たちが集まるのでそこから人と人とのつながりが生まれます。モチベーションの高い方たちの集まりなので、新しい発想も芽生えますし、「いっしょに事業を伸ばしていこう!」といった「いい意味での野心」も生まれてきます。やはり、ビジネスをするうえで、上を目指すための前向きな気持ちってすごく大切なんですよね。そういう人たちと巡り合えて、いっしょに仕事ができることは気持ちがいいです。

また、バレーナを同業者に紹介することも積極的にしているんですよ。

バレーナのユーザー会の様子。関東近郊のバレーナユーザーが集って情報交換を行います。
ある日のユーザー会に参加した波多野氏。名刺交換や仕事の情報交換を行って、新しい情報をキャッチアップしていました。
バレーナはどういった魅力を感じて、同業者にオススメしているのでしょうか?

田畑ソフトが使いやすく改良されて業務効率も上がりましたから、同業者と話していると自然とバレーナの話をしてしまうんです(笑) 開発会社のオフィスコンシェルジュの対応の早さもストレスがなくておすすめ。バレーナを使っていて分からないことや困ったことがあると、あれこれ悩む時間がもったいなくて、すぐにサポートセンターに電話をして丁寧に対応してもらっています。

このようなこと部分に魅力を感じて話していたら、今では仕事仲間6社に広がりました。みんなで「この機能が使いやすい」「こんなときに便利だった」という情報交換をするのも楽しいですね。とくに若い経営者が使うと理解も早いので、逆にバレーナのことを教わることもしばしばあって助かっていますよ。

少数精鋭のメンバーとともに、さらなる事業拡大へ

それではこれからソフトの導入を検討している方に向けて、アドバイスをお願いいたします。

田畑企業が成長して働く人が増えれば、従業員同士のトラブルも考えられます。「うまくいかない」「気が合わない」といった人間関係の相談も少なくありませんよね。あるいは「突然体調不良でお休みになってしまって引継ぎができない」といったこともあると思います。

その点、弊社の事務員は少数精鋭でよいメンバーがそろっていますのでトラブルがありません。冒頭でお話した通り、月間200件もの現場数をこなしていますが、事務員は4名だけです。内装業は細かい事務作業が多いので、現場の件数からいえばもっとたくさんの事務員が必要です。このように、少ない人数で円滑に事務作業が行えているのは、バレーナが事務作業のよいアシスタントをしてくれているからではないでしょうか。

やはり業務効率の面でも、人件費削減の面でもバレーナを導入して間違いありませんでした。

これからの夢はありますか?

田畑お客様はもちろんですが、長く会社に貢献してくれている社員たちにも少しでも恩返しをしていきたいという思いがあります。会社で働くメンバーも人と人とのつながりですからね。

バレーナのように事務作業を手伝ってくれるソフトを使いこなして、一致団結できるメンバーといっしょにさらに事業を伸ばしていきたいですね。

その結果、社員やその家族、自分自身も含め、関わる人たちみんなが幸せになれるように前進していきます。

「ビジネスの成功の鍵を握るのは、人と人とのつながりです」(田畑氏)
導入企業様DATA
株式会社TABATA様 会社外観
  • 会社名株式会社TABATA
  • 代表取締役田畑佐稔 (たばた・さとし)
  • 住所神奈川県相模原市中央区田名8568-1
  • 業種内装業
  • 会社規模11名〜20名
  • URLhttps://i-tabata.co.jp/