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ユーザー会の様子

仕事をしやすい情報を提供する「BALENAユーザー会」をレポート

「導入したものの、本当に使えるかどうか心配!」そんなお悩みをもっている経営者も少なくないはず。
見積・請求・現場管理業の統合ソフト「建設BALENA(以下、バレーナ)」は、会社ごとにカスタマイズができるソフトなので、導入後はその会社ごとの使いやすさを求めて「オリジナル路線」のソフトへと育っていきます。
オフィスコンシェルジュでは、「他の会社はどうやって使っているの?」「こういう場合はどうしているの?」と、バレーナユーザーの疑問やアイデアをシェアできるユーザー会を開催。今回の記事はユーザー会をレポート!

私たちは「オフィスのコンシェルジュ」。仕事をしやすい環境を作りたい

建設バレーナの開発会社、オフィスコンシェルジュのモットーは「建設業界の会社にとって仕事をしやすい環境を作ること」。オフィスコンシェルジュは、スタッフ全員がその思いを胸に毎日建設業界の方たちに向けてサービスを提供しています。ユーザー会を開催する目的は「少しでも有益な情報を提供すること」。

毎回、ユーザー会の中心となって企画を立てる広報IR担当の菅原知美。 広報やマーケティングを担当する傍ら、バレーナのユーザーインターフェイスのデザインも担当しています。

「オフィスコンシェルジュでは、お客様にとって便利なものを紹介し、今よりも仕事がしやすい環境を提供することをミッションとしています。ユーザー会ではお客様同士の横のつながりを作ってもらうこともこちらの願いとしてあります」と菅原。

これまでに、ユーザー会で出会った会社同士で仕事を協業するケースもたくさんありました。「例えば、電気の施工業者を探している会社がありました。その会社の社長さんには、電気専門業者さんの隣の席に座っていただいて、協力業者の輪が広がるように促したこともあります(笑)」。

モチベーションを高めあったり、仕事を協業したり。同じ建設業界の仲間だからこそできることがたくさんあります。そういう「仕事が生まれる場所」であることにも、オフィスコンシェルジュは密かな願いを込めて開催しています。

第一部はセミナーを開催。まずは、バレーナの便利な使い方の紹介から

PJ事業部の松浦有紀。この写真はセミナー終了後。セミナーが終わって、ほっとした表情に。

「実は、皆さんの前でお話しするのは初めてなんです…!」と前日から緊張していたのは、PJ事業部の松浦有紀です。バレーナの使い勝手を高められる情報を、バレーナの本番環境の画面を見ながらレクチャーしました。

セミナーの様子。参加者の皆さんがスクリーンに注目してくださいました! 有益な情報はお届けできましたでしょうか?
この日にお話しした内容は、検索機能の便利な使い方について。 「建設業は、内装、外装、リフォーム、足場…、など本当に多くの業種があります。もっとお客様の職業を知って、各業種で使いやすいソフトのご提案ができたらと思います」。

バレーナといっしょに使いたい便利なソフトもご紹介

次に紹介するのはバレーナといっしょに使いたい便利なソフトです。今回は「クラウドスタンプ」という電子契約サービスのパッケージソフトを、クラウドスタンプの担当者も参加して紹介。過去には、会計ソフトの「MFクラウド」などを紹介したこともありました。

オフィスコンシェルジュ代表の小松延顕。クラウドスタンプの使い方について、具体例を用いて紹介しました。

「例えば、発注請書を返送するにしても、週末を挟んでしまったり、何らかのタイミングで時間がかかったりする場合もあります。契約書のリーガルチェックが終わっていて契約書のやり取りだけが残っている場合、クラウドスタンプを使うと作業時間が激減します。
時間のほかに、物理的に紙やホチキス、郵送代などの細かな経費もカット。ペーパーレスになることで保管場所も要りません。そして、Web上にあると検索性も高くて探すときも便利です」と小松。

クラウドスタンプの浅坂俗生さん。注目度が高いサービスだけに、説明にも熱がこもります! ご参加ありがとうございました!

第二部は、仲間の輪がつながる懇親会

この日のユーザー会に集まったユーザーは、約20社。セミナー後は、ケータリングを囲みながら名刺交換会を開催しました。少しだけアルコールも入って、自然とユーザーたちの距離が縮まっていきます。

早速、どんな期待をもってユーザー会へ来ているのかや、バレーナを使った感想について質問してみました!

株式会社キタセツ(東京都大田区/リフォーム業)経理 渡部雅美さん

「バレーナを導入してから、もっといろんな使い方ができるんじゃないかと、各会社の使い方を知りたくて参加しています」と話してくださったのは、株式会社キタセツ(東京都大田区/リフォーム業)の経理を担当する、渡部雅美さん。お話を伺っていくと、「リフォームバレーナ」の監修をしているご担当者様。「BtoC向けの機能が充実したリフォームバレーナで、キタセツの業務効率がアップしました! リフォームバレーナはキタセツのノウハウがぎゅうぎゅうに詰まっています!」

株式会社トミオ(千葉県千葉市/工務店) 村上悟さん、大澤慶太さん(写真中央、写真右)

「バレーナを使い始めてやっと半年。まだまだ断片的に使っているので、少しずつ事務作業をバレーナに移行していろんな機能を使えるようになりたいですね。まだまだ“手探り状態”、というのが本音ですがもっと現場に落としこんで、ここにきている先輩ユーザーさんのように事務作業の効率アップができるようになりたいです」株式会社トミオ(千葉県千葉市/工務店) 村上悟さん、大澤慶太さん(写真中央、写真右)

株式会社ムームJapan(東京都江戸川区/大規模修繕)磯永美子さん

「バレーナを導入して、サポートのきめ細やかさに感激することが多いです。実際に使っていて理解できないところは電話ですぐに回答してくだいます。システムのカスタマイズも『もうできたの?』って驚くほどはやくて感激なんですよ」株式会社ムームJapan(東京都江戸川区/大規模修繕)磯永美子さん

株式会社TABATA(神奈川県相模原市/内装業)波多野汐莉さん

「ここで名刺交換をしながら仕事の情報交換をしていると自然と人の輪が広がっていきます。おかげさまで、ユーザー会から生まれた仕事もたくさんあります。バレーナは事務作業を手伝ってくれるソフトですが、こういったリアルな場所も用意してもらえるので、同じ建設業者とのつながりができて仕事のモチベーションもあがります」株式会社TABATA(神奈川県相模原市/内装業)波多野汐莉さん

ゼネラルボンド株式会社(東京都目黒区/既存建設構造物の維持保全及び改修工事)杉本多聞さん

「導入してからは何年も経ちました。今もなお使いやすさを求めて、受注台帳はカスタマイズのやり取りをしている最中です。
私がバレーナを気に入っている理由は、三つあります。
一つ目は、業務効率がぐんと上がったこと。導入前まで、お客様のところに資料を持っていくにしても、たくさんの工程がありました。エクセルで資料を作成して印刷し、その紙を事務に持っていって捺印してもらって、綴じて…。導入後は、会社の角印もバレーナで捺印できるので、入力担当者一人で完結できるようになりました。また、事務職が土日休みの会社も多いと思います。『事務がいなくて土日は資料が用意できない!』といった、事務に依存することも減り、タイムロスがなくなりましたね。
二つ目は、単純にペーパーレス化ができたこと。
三つ目は、ミスが減ったこと。エクセルだと入力ミスが多くてストレスがありましたが、バレーナはミスがありません。手間もミスも減っていいことづくめです」ゼネラルボンド株式会社(東京都目黒区/既存建設構造物の維持保全及び改修工事)杉本多聞さん

みなさん、嬉しい感想をいただきましてありがとうございました!

まとめ

同じ業界の仲間たちと和気あいあいと過ごせる空間が提供できるように、また次回も計画いたしますね!

普段の業務では、オフィスコンシェルジュとユーザーとのやり取りは電話やメールが多いのですが、こういった顔と顔を合わせる場所があることで、私たちももっとお客様のことを知ることができて安心感につながります。

楽しい時間になるように努めていきますので、まだ参加していないユーザーの皆さん、ぜひ次回はお会いしましょう!

笑顔があふれるユーザー会。私たちも思わず笑顔になりました。次回の開催も楽しみです!
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