無駄を省いて、もっと効率的に。キタセツの働き方改革の鍵を握る、リフォームバレーナ

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INTERVIEW / 総合リフォーム業

2018.09.27

KEYWORD

株式会社キタセツ

東京都大田区／総合リフォーム業／社員数11名〜50名

東京都大田区で地域密着した総合リフォーム事業を営む、株式会社キタセツ。2014年に「建設BALENA」に出合い、2年もの年月をかけてBtoCに特化した「リフォームBALENA（以下、リフォームバレーナ）」へのカスタマイズを行って2016年7月1日に全社に導入しました。その後、リフォームバレーナは、パッケージ化されて販売開始に至りました。
さまざまなカスタマイズができる「リフォームバレーナ」の生みの親が、どのような使い方をしているのか、お話をうかがいました。

地域密着企業としてリピート率は7割。毎月250件のお問い合わせ

まず、キタセツの自己紹介をお願いいたします。

北川キタセツは東京都大田区の総合リフォーム会社です。地域の皆さんのリピートが非常に多いのが当社の特徴です。毎月のお問い合わせ数は250件。そのうちの約7割がリピートのお客様となっています。

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北川最近の取り組みとして、リフォームの新ブランド「Moreform（モアフォーム）」を立ち上げました。このブランドのコンセプトは「本物の家づくり」です。

リフォームって、古くなった設備を取り替えたり、見栄えをよくしたり、あるいはデザインに凝った内装を選ぶこともあります。見えるところにこだわりがちなのですが、キタセツがこれまでいろんな家をリフォームしてきて、本当に満足していただける家は「断熱・遮熱」がしっかり施工された家だということがわかりました。夏涼しくて、冬暖かい。そして暖かい家で一年中アクティブに、そして健康的に過ごせる家づくりを目指しています。

キッチンなどの設備の取り替えリフォームも、空間のデザインにこだわってリフォームを実施しています。

「社員の皆様の健康も気遣われている」と、業界新聞に掲載されたそうですね。

北川はい。2016年から、ランチは私が中心となってつくるようにしています。普段、昼食は営業の合間にコンビニで買った食事を食べたり、レストランに入ったりしていましたが、社員の健康を考えると決して健康的だとはいえない食生活でした。

一人暮らしの社員もいますから「昼食ぐらいは健康的な食事をとってもらいたい」と考えて、生野菜をたっぷりととりいれた手作りランチをつくっています。結果的に、健康診断の数値を見ても、よいほうに向かっていますね。

また、ランチタイムは社員一同が顔を合わせて話ができる場所になっているので、すごく社内のコミュニケーションも活発になりました。

みんなでひとつのテーブルを囲む賑やかなランチタイム。ご飯を食べながら打ち合わせもできるため、社内のコミュニケーションも円滑になったそう。

キタセツの業務効率化を握る「リフォームバレーナ」

では、リフォームバレーナをどのように使っているか教えてください。

北川もう、すべてです。まずは、お客様情報がすべてわかる顧客管理をこのソフトで行います。案件が発生したら工事台帳をつくり、工事台帳から見積もり、そして見積もりから契約になるとそこから発注書、請求書の制作、入金管理など全部リフォームバレーナを使っています。

施工する側の管理もリフォームバレーナでできますか？

「リフォームバレーナはサクサク動くので、ストレスがないことも気に入っています」と北川氏。

もちろん、社員と協力業者のスケジュール管理ができます。スケジュール管理も、案件の工程管理もできます。「A様邸のリフォーム現場には誰が行くのか？」という、工事の担当者の予定まで工程表に反映されます。

社員においては、日報の作成もリフォームバレーナを使っています。日々の自分の行動スケジュールを入力するだけで、自動的に日報ができてしまいます。リフォームバレーナを導入してからスタッフはだいぶ作業が楽になり、帰る時間も早くなりました。導入前とは全然違うと思いますよ。

リフォームバレーナの導入前と変わったことは？

北川まず、情報の共有が簡単にできるようになりました。リフォームバレーナは、オフィスの外にいてもスマホやタブレットから操作することができます。それによってひとつの案件を、営業、工事スタッフ、そして内勤の事務スタッフみんなで共有できるようになって連絡ミスがなくなりました。

以前は、「担当者に聞かないとわからない」といったことも多く、連絡ミスによってお客様を待たせたり、間違ったことを伝えたりすることもあって、ときにはクレームにつながることもあったんです。しかし、今はそういったコミュニケーションのミスがほとんどなくなってきました。

事務所にうかがうと、営業スタッフのPCにはほとんどリフォームバレーナが立ち上がっていました。

タブレットからでも使えるため、会社の外にいても情報の共有が容易にできます。「営業、事務スタッフの使い勝手のよさはもちろん、管理する側の経営者にとってもリフォームBALENAは使いやすいです」と北川氏。

市販のソフトでは無駄が多く、社員からの不満も…

では、キタセツで導入している、リフォームバレーナについてお聞かせください。導入の背景を教えてください。

北川リフォームバレーナを導入しようと思ったのは、社員からの苦情でした。

キタセツでは、もともと工事総合ソフトを使っていたのですが、それだけではキタセツがやりたいことすべてが備わっていませんでした。そのため、必要な部分を付け足し、付け足しと「ソフトの増築工事」をしていたら、最終的には3つのソフトを使うことになってしまったのです。

その頃は、3つのソフトが連携していないものですから、すべてのソフトに同じ顧客情報などを入力しなくてはならず、手間ばかりかかっていました。その入力の手間が社員から非常に不評でした。

リフォームバレーナとの出合いは？

北川リフォームバレーナの前身、「建設BALANA（以下、バレーナ）」を知ったのは、経営者仲間の紹介です。市販のソフトでは、当社のやりたいことができなかったので、オリジナルで開発するしかありませんでした。前から会社のシステムを変えていかなければ社員の業務効率も上がっていかないので、いくつかのシステム会社にアプローチはしていたのです。

しかし、2社に声をかけて聞いてみたところ、「うちではできない」という答えなのです。やっと3社目に出合ったのがオフィスコンシェルジュでした。「やりましょう！」とお返事をいただいて、そこからベーシックなバレーナをもとにキタセツに使いやすいようにカスタマイズを繰り返しました。

BtoB向けのソフトとしてつくられたバレーナでしたが、キタセツではBtoC向けのカスタマイズを繰り返していきました。それが完全に使えるようになるまでは実に2年。キタセツの総務部長の渡部が窓口になり、打ち合わせを重ねました。

現在もバレーナのユーザー会に参加し、業務改善につながる新しい情報収集に積極的です。

開発する際に、一番気遣ったのはどのような点ですか？

現在もソフトのカスタマイズは頻繁に行っています。左から、オフィスコンシェルジュの営業部、亀海文司、一山龍之介、キタセツの北川氏、渡部氏。

北川一番は「使いやすさ」です。「こんなことをしたい」「あんなことをしたい」というキタセツの要望を全部使えるようにしていただきました。相当苦労されたと思います。

今でもカスタマイズは繰り返し行っています。使っているうちに出てくる要望があるじゃないですか。「こんな機能があるといいね」と話していることを、オフィスコンシェルジュはカスタマイズしてバージョンアップをしてくれます。導入した2年前と今では、随分と進化したソフトになりました。

（開発秘話は　こちら　からご覧いただけます）

リピートが多い会社にこそ使ってほしいシステム

これから導入する企業に向けて、先輩ユーザーからアドバイスがあれば教えてください。

北川リピートが多い会社にとってリフォームバレーナは最高のシステムだと思っています。もしかしたらオプションになるかもしれませんが、CTIも連動していますのでお客様から電話をいただくとPCにポップアップでお客様情報が立ち上がりますし、そこで電話のマークをクリックすると顧客情報がすべて見えるようになります。過去の工事履歴や商談が一覧で見えますから、お客様サービスにとって非常に素晴らしいシステムだと考えます。